ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
НА ПЛАТФОРМЕ TENGRI BPM: АРХИВ

Tengri BPM: Архив — единый электронный каталог документов в вашей организации
Предпосылки для внедрения Tengri BPM: Архив Согласно исследованиям, соотношение количества бумажных и электронных документов через пять лет составит 50 на 50%, через десять лет - 30 на 70%. При этом количество бумажных документов растет на 7%, а объем электронных документов удваивается с каждым годом. Тем временем бумажный архив обладает рядом недостатков:
  • Большой физический объем бумажного архива, занимающий пространство и часто требующий высоких затрат на аренду помещений
  • Отсутствие централизованного хранилища для территориально разделенных филиалов одной организации
  • Существенные затраты времени на поиск нужного документа или информации
  • Сложность каталогизации и отсутствие поддержки версионности документов
  • Низкий уровень конфиденциальности и невозможность установления истории работы с документами
  • Трудоемкость подготовки налоговой и аудиторской отчетности
  • Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям (пожар, кража, стихийное бедствие)
Tengri BPM: Архив позволит отказаться от бумажных носителей в пользу электронных ради удобства обращения, повышенной безопасности и экономической выгоды.
Эффект от внедрения Tengri BPM: Архив
Снижаются затраты на архивное хранение документов Размещение архива бумажных оригиналов возможно вне предприятия, на более дешёвых площадях
Производительность труда возрастает на 20-25% Основная экономия времени и трудозатрат происходит в части поиска информации
Сокращается штат, в частности за счёт архивариусных должностей Исключается необходимость подменять или обходиться без специалиста, занятого долгими поисками в архиве
Исключается износ бумажных оригиналов За счет удобства оцифровывания бумажных версий документов
Минимизируются производственные риски Хранение резервных копий на защищённом удалённом сервере делает документацию предприятия практически неуязвимой для промышленного шпионажа и несанкционированного доступа
Оптимизируется занятость сотрудников Программа позволяет распределять трудовую нагрузку рационально
Экономический эффект от внедрения электронного архива
  • • Экономия чистого рабочего времени сотрудников на 3-4%
  • • Оцифровывание и архивирование в среднем 1000 листов документации на сотрудника в год
  • • Высвобождение до 60-80 рабочих часов на человека в год
  • • Экономия бюджетных средств, достигающая 10% от чистой прибыли
  • • Средний срок окупаемости системы составляет 9-12 месяцев
Возможности электронного архива
  • Массовая индексация при помощи штрих-кодирования Технология штрих-кодирования предоставляет не просто возможность быстрой загрузки отсканированных документов, но и структурирует их дальнейшее хранение в системе электронного архива.

    Массовая индексация существенно экономит время, а также обеспечивает простоту нахождения месторасположения загруженных файлов.
  • Удобная загрузка документов в систему Система поддерживает загрузку документов как в единичном, так и скоростную загрузку больших объемов документов в потоковом режиме. А контроль дубликатов документов автоматически обнаруживает повторяющийся текст и при необходимости удаляет дубликаты.
  • Распознавание и верификация загруженных данных Благодаря интеграции с продуктами ABBYY, отсканированные бумажные документы поддерживают тот же набор функций, что и цифровые версии. Такая интеграция позволила наладить процесс распознавания штрих-кодов на отсканированных изображениях, существенно облегчая массовый ввод документов.

    Технология OCR-распознавания обеспечивает распознавание текста из PDF, TIFF-документов и файлов изображений в форматах JPG, PNG, GIF.
  • Формирование любых видов отчетов Одним из дополнительных преимуществ системы является возможность формирования отчетов обо всех действиях пользователей, о недостающих документах, об истечении нормативного срока хранения в архиве и т.д. Особенно актуальной становится данная функция при подготовке к налоговой и аудиторской отчетности.
  • Оперативный поиск Интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов, включая текстовые данные из оцифрованных бумажных документов PDF, TIFF и др.
  • Версионность документов и справочников Система сохраняет историческую информацию об изменениях в документах с возможностью извлечения предыдущих версий документов. Для восстановления нужной версии документа у пользователя имеется возможность предпросмотра всех предыдущих версий без потери последних примененных изменений.
  • Множественные уровни доступа к документам В отличие от бумажного архива, часто не способного обеспечить должную конфиденциальность закрытым данным, электронный архив обладает возможностью наложения как полного ограничения прав доступа для некоторых пользователей, так и частичных ограничений, в том числе запретов на печать документа, запретов на копирование текста, маскирование частей документа и др.
История развития электронного архива Tengri BPM: Архив С 2010 года мы развиваем технологии хранения и обращения электронными документами, а также управления бизнес-процессами. В результате создана платформа Tengri BPM®, на основе которой построена система электронного архива Tengri BPM: Архив.
2010 Электронный архив на базе SharePoint 2010 Структурированное хранение документов, базовые процессы управления документами
2014 Электронный архив на базе SharePoint 2013 Распознавание электронных образов документов, предпросмотр специализированных форматов файлов, интеграция c SAP и GIS, расширение отчетности
2016 Потребность в более гибком инструменте Началась разработка продукта Tengri BPM: Архив на базе собственной платформы Tengri BPM, обеспечивающего все потребности организаций для построения электронного архива
2020 Tengri BPM: Архив Построение объемных хранилищ, удобная ролевая модель, все необходимые процессы для управления документами, множественная загрузка документов, штрихкодирование
Узнайте прямо сейчас,
как Tengri BPM: Архив поможет Вам Выделите время для общения с одним из наших экспертов и узнайте, как система может оптимизировать и улучшить стратегическое управление Вашей организацией Связаться с нами